Przestańmy robić eventy online, zacznijmy tworzyć wirtualne show
Rok temu żyliśmy w innej rzeczywistości. Planowaliśmy z przekonaniem, że plany zrealizujemy, realizowaliśmy projekty w przeświadczeniu, że stosujemy słuszne rozwiązania. Używaliśmy wiedzy i narzędzi, które były gwarancją sukcesu. Byliśmy pewni tego, co robimy i ze śmiałością wkroczyliśmy w nowy rok. Rok, w którym wszystko się zmieniło. W końcu przyszedł jednak czas, aby w tej zmianie dostrzec jasne strony i zacząć korzystać z potencjału, jaki niesie.
Marzec – kongres medyczny na 380 osób, kwiecień – incentive w Singapurze, maj – wyjazd VIP z gościem specjalnym na Bali. Kalendarz na 2020 r. w większości firm zapowiadał się nieźle. Ale rzeczywistość zweryfikowała te plany. Trzeba było skalkulować budżety, uwzględniając nie tylko zyski, ale przede wszystkim straty, odłożyć odważne inwestycje i wdrożyć działania pozwalające pozostać na powierzchni. Od tego momentu minęło jednak trochę czasu.
Branża przygląda się nowej rzeczywistości z bliska, szukając pomysłów i kreując rozwiązania, wychodzące poza schematy tego, co kiedyś się sprawdzało. Przyszedł czas, aby w zmianie dostrzec też jasne strony, zacząć korzystać z potencjału, jaki niesie. Tym bardziej, że działaniom MICE-owych profesjonalistów nadal przyświeca ten sam cel. Budowanie relacji klienta (pracownika, partnera biznesowego) z marką lub firmą poprzez dostarczanie pełnych emocji doświadczeń i pozostawianie trwałego śladu we wspomnieniach odbiorcy. To, co się zmieniło, to narzędzia. I tu wkracza całe spektrum rozwiązań z kategorii eventu wirtualnego lub hybrydowego. Tak samo, jak w przypadku spotkań in-person, tak i tu, trzeba dobrać odpowiednią strategię – dopasowaną do grupy odbiorców, kontekstu wydarzenia i celu dodatkowego, jaki został postawiony przez klienta.
Przekazać wiedzę
Wyróżnić można dwie kategorie spotkań – te nastawione na przekazanie wiedzy oraz wizerunkowe, których zadaniem jest stworzenie określonego wyobrażenia o marce. Często te pierwsze są łatwiejsze, ponieważ jasny cel ma zarówno nadawca, jak i odbiorca transmitowanych treści. Widz uczestniczy w wydarzeniu z prostego powodu – chce posiąść wiedzę, czy to dla własnego rozwoju, czy doskonalenia zawodowego, niejednokrotnie wynikającego z oczekiwań pracodawcy. Pozostaje dobranie odpowiedniej technologii, która zależeć będzie od stopnia zaawansowania grupy i specyfiki przekazywanej treści. Rozwiązania są stosunkowo proste: strona internetowa typu onepage z „playerem”, studio nagraniowe wyposażone w green screen, tło 2D i dwie kamery. Główną rolę ma do odegrania treść i ten, kto ją prezentuje. Pozwalając skupić się odbiorcy na tym, co najistotniejsze, ułatwiamy mu drogę do osiągnięcia jego celu. Należy oczywiście zastosować pewne elementy, które usprawnią przekazywanie i odbieranie wiedzy.
Trzeba zadbać o niezawodny sprzęt, profesjonalną ekipę techniczną, spójną oprawę graficzną, agendę uwzględniającą przerwy na kawę czy lunch. Pamiętajmy też o prelegentach, którzy do tej pory występowali przed publicznością i często są przekonani, że praca z kamerą niczym się nie różni. Dlatego konieczne jest zapewnienie czasu na próby, aby umożliwić prezenterom „zaprzyjaźnienie się” z nową technologią. O sukcesie wykładu zadecyduje przecież nie tylko interesująca treść, ale także komfort i pewność z jaką zostanie przekazana.
Event online można urozmaicić o ankiety, pytania do prelegenta, łączenia z gościem specjalnym, quizy etc. Za każdym razem warto jednak odpowiedzieć na pytanie: czy ten dodatek jest niezbędny? Ułatwi czy utrudni pracę wykładowcy, zaangażuje czy rozproszy uwagę odbiorcy? To ich komfort powinien być najważniejszy, a nie ambicja organizatora i chęć tworzenia zaawansowanych technologicznie eventów wirtualnych.
(...)
Maria Małaczek
Więcej w listopadowym (2020) numerze THINK MICE
ZAMÓW PRENUMERATĘ
O AUTORZE
Maria Małaczek – project manager w agencji NU Horizons. Z branżą eventową związana od 10 lat, podczas których realizowała zadania zarówno producenta, jak i kreacji. Pracowała przy projektach dla klientów, takich jak AVON, Warbud, JTI Polska (współpraca z ramienia agencji Rival Group), AstraZeneca, L’Oreal Professionnel. Od marca br. współtworzy projekt NU Horizons Stream Team kreujący eventowe rozwiązania wirtualne.
