Organizacja konferencji i kongresów – o czym należy pamiętać?
Przy organizacji konferencji, kongresu lub innego tego typu wydarzenia konieczne jest nie tylko opracowanie jego koncepcji, wybór grupy docelowej, ustalenie agendy i scenariusza czy określenie budżetu. Bezwzględnie należy też pamiętać o aspektach prawnych związanych z przygotowaniem i przebiegiem takiego eventu.
Konferencje i kongresy mogą być organizowane na różną skalę. Duże eventy, w których biorą udział setki osób, często potocznie nazywane są masowymi. O tym czy wydarzenie jest imprezą masową w świetle prawa nie decyduje jednak wyłącznie liczba biorących w nim udział osób, ale także jego lokalizacja i charakter.
Ilość nie zawsze ma znaczenie
Definicję imprezy masowej znaleźć można w Ustawie z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych. Na tej podstawie przez pojęcie imprezy masowej należy rozumieć imprezę masową artystyczno-rozrywkową, masową imprezę sportową, w tym mecz piłki nożnej. Wydarzenia odbywające się na obiektach otwartych są imprezami masowymi, jeśli przewidziano, że weźmie w nich udział co najmniej tysiąc uczestników. Natomiast jeśli event odbędzie się w obiekcie zamkniętym, to będzie miał charakter imprezy masowej, jeżeli zaplanowano w nim udział co najmniej 500 osób.
Jednocześnie ustawodawca wprowadził szereg włączeń. Imprezami masowymi nie są chociażby wydarzenia organizowane w teatrach, operach, kinach, muzeach, bibliotekach, domach kultury czy galeriach sztuki, nawet jeśli ma w nich wziąć udział duża liczba osób. Dokładne ustalenie czy planowane wydarzenie jest lub nie jest imprezą masową w rozumieniu wspomnianej ustawy wymaga zatem szczegółowej analizy przepisów. Organizator imprezy masowej musi spełnić określone w ustawie wymagania dotyczące bezpieczeństwa i porządku, dlatego warto zapoznać się z jej treścią.
Po pierwsze umowy
Żadne wydarzenie nie odbędzie się bez zawarcia stosownych umów. Organizatorzy konferencji i kongresów nawiązują różnorodne relacje biznesowe. Aby zabezpieczyć interesy każdej ze stron konieczne jest określenie warunków współpracy. Choć każda z zawieranych umów ma inny przedmiot, charakter i zawierana jest w innym celu, istnieją pewne ogólne zasady, które należy stosować.
Po pierwsze – forma pisemna. Wprawdzie w wielu przepadkach umowa zawarta ustnie również będzie skuteczna, to nie ulega wątpliwości, że ta sporządzona na piśmie jest bezpieczniejsza. Po drugie, kluczowe znaczenie ma precyzyjne określenie przedmiotu umowy i obowiązków stron. Nie można bowiem zakładać, że którekolwiek z czynności jakie mają zostać wykonane są oczywiste. Równie istotne są postanowienia dotyczące zakresu odpowiedzialności stron umowy – w umowie ze zleceniodawcą precyzyjne zapisy pozwolą uniknąć czasochłonnego sporu oraz pozwolą organizatorowi lepiej oszacować ewentualne ryzyka związane z realizacją zlecenia, natomiast w umowie z podwykonawcą mogą znacznie przyspieszyć wyegzekwowanie prawidłowego wykonania jego obowiązków. Istotną kwestią jest też określanie terminów wykonania świadczenia przewidzianego w umowie. Można również zadbać o zabezpieczenie terminowego wykonania umowy karami umownymi.
W umowach powinny znaleźć się poza tym zapisy dotyczące okoliczności i skutków odwołania eventu. Postanowienia te powinny obejmować: wskazanie przyczyn dla których odwołanie imprezy może nastąpić, zasad rozliczeń poniesionych kosztów i wydatków, ewentualny alternatywny termin realizacji imprezy oraz zasady odpowiedzialności stron w takich przypadkach.
Szczególne zapisy w umowie powinny pojawić się w przypadku podwykonawców wnoszących wkład twórczy lub artystyczny np. fotografów, realizatorów nagrań wideo, autorów scenografii, grafik czy konferansjerów. Wówczas, aby móc swobodnie korzystać z twórczości podwykonawcy organizator powinien uzyskać licencję lub nabyć prawa do powstałych na potrzeby wydarzenia utworów, wkładów twórczych lub artystycznych wykonań. W umowie warto również określić, kto jest zobowiązany do uiszczenia opłat na rzecz organizacji zbiorowego zarządu prawami autorskimi (ZAiKS) lub ewentualnie pokrewnymi (dla artystów – wykonawców: STOART, SAWP; dla producentów: ZPAV).
Jeśli organizator planuje rejestrację obrazu na evencie i chce skorzystać z materiału zdjęciowego lub filmowego musi także uzyskać stosowne zgody na wykorzystanie wizerunku osób, które w nich występują. Dotyczy to przede wszystkim artystów, prezenterów i uczestników, ale również obsługi technicznej i wszystkich osób fizycznych znajdujących się na terenie eventu. Jeśli chodzi o podwykonawców i uczestników imprezy, zgoda na wykorzystanie ich wizerunku może zostać potwierdzona w umowie. Natomiast w przypadku osób fizycznych, czyli przede wszystkim uczestników eventu stosowne zgody można uzyskać np. w ramach zapisywania się na imprezę lub w odrębnym oświadczeniu. Takie oświadczenia można odebrać od gości na piśmie przy wejściu na teren imprezy, w przypadku filmowania pojedynczych, wykadrowanych osób lub ich wypowiedzi wystarczające będzie nagranie ich oświadczenia o zgodzie na wykorzystanie wizerunku i wypowiedzi.
W umowie można też zobowiązać drugą stronę do zachowania w poufności informacji uzyskanych w związku z realizacją eventu. Zawarcie w umowie klauzul tego rodzaju jest uzasadnione w szczególności, gdy mamy do czynienia z eventem, którego program czy elementy mają zaskoczyć gości. Należy także pamiętać, że zawierając umowę organizator staje się administratorem danych osobowych. Każda umowa musi zatem zawierać odpowiednie klauzule informacyjne dotyczące ich przetwarzania.
Na zakończenie należy dodać, że najlepsza umowa, to taka, która została przygotowana na potrzeby konkretnego wydarzenia i dopasowana indywidualnie do potrzeb i wymagań organizatora. Nie należy więc ufać ogólnym wzorom umów czy też tym generowanym przez sztuczną inteligencję. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest poproszenie o pomoc prawnika.
Dobry event to bezpieczny event
Jednym z podstawowych obowiązków spoczywających na organizatorze imprezy jest zapewnienie bezpieczeństwa uczestników i osób postronnych. Jego niedopełnienie może negatywnie wpłynąć zarówno na reputację, ale też doprowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, takich jak konieczność zapłaty wysokich odszkodowań, czy zarzutów karnych. W przeciwieństwie do imprez masowych, w przypadku mniejszych wydarzeń brak jest dedykowanych przepisów w zakresie bezpieczeństwa. Pewne zasady można jednak określić na drodze analogii, a także poprzez interpretację norm ogólnych.
Event to często wiele urządzeń elektrycznych i elektronicznych, setki metrów kabli, przedłużaczy oraz różnego rodzaju instalacji scenicznych. Organizator powinien zadbać nie tylko o jakość urządzeń i ich zabezpieczenie, ale także o niezbędne atesty i certyfikaty bezpieczeństwa. Co więcej, niektóre urządzenia wymagają umieszczenia w widocznym miejscu regulaminów, zawierających informacje dotyczące ich poprawnego użytkowania.
Ważnym aspektem jest też zabezpieczenie wydarzenia poprzez współpracę ze służbami ochrony. Warto zapewnić również opiekę medyczną. Dobrze jest poza tym zadbać o odpowiednie oznakowanie obiektu. Ułatwi to uczestnikom sprawne poruszanie się, ale pozwoli też zlokalizować miejsca takie jak wspomniany punkt medyczny czy strefa gastronomiczna. Nie można przy tym zapomnieć o wyznaczeniu ścieżek ewakuacyjnych oraz wyraźnym oznakowaniu wszystkich wejść i wyjść. W przypadku większych eventów dobrze pomyśleć o zorganizowaniu widocznego punktu informacyjnego.
Dominika Ziętara, prawnik w kancelarii SKP Ślusarek Kubiak Pieczyk
Specjalizuje się w prawach człowieka, którymi zajmuje się też od strony naukowej. Szczególnie bliskie są jej prawo konstytucyjne, ochrona praworządności i socjologia prawa. W SKP zajmuje się sprawami z zakresu własności intelektualnej i praktyką procesową. W swojej pracy stosuje interdyscyplinarne podejście do prawa, które łączy ze zdobytą wiedzą w dziedzinie politologii, socjologii i medioznawstwa. Dzięki doświadczeniu w branży public relations i komunikacji społecznej doradza też w kwestiach dotyczących wizerunku.
