Trójmiejskie spotkanie THINK MICE Mashup Meetings
- przez Think MICE
Duże zainteresowanie branży sprawiło, że czwarte już spotkanie z cyklu THINK MICE Mashup Meetings po raz kolejny poświęcone zostało relacjom pomiędzy agencjami eventowymi a hotelarzami („Agencje eventowe vs. hotele – współpraca, problemy, rozwiązania”). Pierwszy raz na ten temat z reprezentantami branży rozmawialiśmy w Warszawie. Tym razem postanowiliśmy sprawdzić, jak sytuacja wygląda w Trójmieście.
Z reprezentantami tamtejszego rynku spotkaliśmy się w Muzeum II Wojny Światowej w Gdańsku. Ze strony agencji w THINK MICE Mashup Meetings uczestniczyli: Katarzyna Gąsak, odpowiedzialna za współpracę z hotelami w Top-Art; Anna Kopek, właścicielka Teja Tur; Dominik Kowalik, managing director w Art Kowalik; Karol Pawłowski, właściciel Art Zone Events; Arkadiusz Stolarski, prezes agencji Live; Roland Szymański, właściciel Event Play; Michał Węgrzyn, dyrektor eventów w Nord Events; Wojciech Wiznerowicz, koordynator projektów w Cat & MICE; Maciej Wójcik, właściciel firmy Tarifa oraz Fatima Zblewska, senior event manager w VIP Event.
Stronę hotelową reprezentowali: Magdalena Bilska, kierownik ds. sprzedaży i organizacji konferencji w Hilton Gdańsk; Jolanta Bonter, dyrektor ds. sprzedaży w Radisson Blu Gdańsk; Michał Frątczak, dyrektor operacyjny hotelu Zamek Gniew; Sylwia Gadomska, dyrektor generalna Mercure Gdansk Stare Miasto; Bartłomiej Łubkowski, kierownik ds. sprzedaży w grupie Dobry Hotel; Agnieszka Nałęcz, dyrektor ds. sprzedaży i marketingu w hotelu Courtyard by Marriott Gdynia Waterfront; Łukasz Równicki, activity sales specialist w Sopot Marriott Resort & Spa oraz Dariusz Tokarski, dyrektor hotelu Mistral Sport.
Podobnie jak za pierwszym razem, głównym powodem dla którego zdecydowaliśmy się zorganizować dyskusję był fakt, że od jakiegoś czasu osoby pracujące w agencjach wspominały w rozmowach z nami o pogarszających się relacjach z hotelarzami. Chodzi o warunki współpracy, w tym m.in. ogólnie pojętą elastyczność, jakość komunikacji, ale także bardziej konkretne kwestie jak wysokość i terminy płatności czy zasady anulacji. To przykłady z listy bolączek (więcej na ten temat w relacji z lutowego spotkania THINK MICE Mashup Meetings – THINK MICE nr 3(15)/2018) oraz tu: Trzecia odsłona THINK MICE Mashup Meetings.
W Gdańsku postanowiliśmy odwrócić kolejność i zapytać w pierwszej kolejności hotelarzy, jak oceniają współpracę z agencjami. Mimo że, jak przyznali, układa się ona nie najgorzej, to nie brakuje problemów, które należałoby wyeliminować. Przede wszystkim dotyczą one błędów komunikacyjnych, w tym ustaleń z klientami docelowymi, różniących się – niekiedy znacząco – od rzeczy ustalanych z przedstawicielami obiektów hotelowych. Wśród bolączek znalazły się jeszcze m.in. nieznajomość oferty hoteli i związane z tym przypadkowe wysyłanie zapytań ofertowych, szczątkowe informacje na temat potencjalnych wydarzeń w nich zawartych, wysokość prowizji dla agencji czy niedotrzymywanie przez nie terminów anulacji.
Agencje uskarżały się z kolei na to, że hotelarze często nie traktują ich jako klienta i partnera, tylko tzw. middlemana pośredniczącego w kontaktach z finalnym zleceniodawcą. Dodatkowo: przedstawiają niekiedy zawyżone ceny swoich usług, proponują zbyt krótkie terminy anulacji czy wreszcie wymagają zbyt dużych zaliczek, w dodatku na długo przed mającą się odbyć realizacją. Słabo również integrują się z branżą eventową, przez co wiele osób pracujących w agencjach nie ma wyrobionych odpowiednich relacji z osobami odpowiedzialnymi za przygotowanie imprez po stronie hoteli i vice versa.
To oczywiście tylko niektóre przykłady poruszanych zagadnień. Szczegółowa relacja ze spotkania zostanie opublikowana w czerwcowym wydaniu THINK MICE.
Czwarty THINK MICE Mashup Meetings odbył się 25 maja w Muzeum II Wojny Światowej w Gdańsku.
MK
