THINK MICE

Osiem zespołów, 40 spotkań, 82 ekspertów. To tylko część liczb, jakie warto przywołać przy okazji podpisania „Białej Księgi Komunikacji Marketingowej” – publikacji powstałej w ramach projektu „Dobry Przetarg”. Dokument zawiera zbiór dobrych praktyk i rekomendacje dotyczące standardów efektywnej współpracy na linii klient-agencje świadczące usługi z zakresu komunikacji marketingowej (w tym agencje eventowe i incentive travel).

O liczbach, za pomocą których można opisać „Dobry Przetarg” podczas podpisywania „Białej Księgi” mówił m.in. Andrzej Zawistowski, członek zarządu Polskiego Stowarzyszenia Menedżerów Logistyki i Zakupów (PSML). – Podkreślamy to, żebyście mogli Państwo zrozumieć, że wynik, który będziemy prezentowali jest wynikiem zaangażowania bardzo wielu osób, w związku z tym jesteśmy przekonani, że ma on wsparcie szerokiej grupy środowisk – powiedział.

Projekt „Dobry Przetarg” został zainicjowany dwa lata temu przez PSML oraz Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR. Impulsem do jego powstania był jeden z paneli odbywający się podczas konferencji zakupowej Polzak. –  Wzbudził on tak duże zainteresowanie, że utwierdziło to nas w przekonaniu, że jest potrzeba realizowania takiego projektu – przypomniał Andrzej Zawistowski.

Od tamtego momentu, przez dwa lata prowadzony był Dialog Branżowy, w ramach którego odbywały się spotkania ekspertów reprezentujących agencje (41 osób) oraz klientów (firmy działające w najbardziej reklamujących się branżach: FMCG, farmaceutyki, bankowość, ubezpieczenia, media i rozrywka, telekomunikacja, transport – również 41 reprezentantów). Osoby zaangażowane w Dialog pracowały w ośmiu zespołach dedykowanych poszczególnym kategoriom zakupowym: full service, digital, eventy, PR, produkcja filmów reklamowych, incentive travel, branding, media. Dodatkowo organizowane były spotkania otwarte, które zgromadziły 220 osób.

Celem Dialogu było stworzenie platformy wymiany wiedzy oraz ustalenie najlepszych standardów współpracy i narzędzi przetargowych dla każdej ze wspomnianych kategorii. – Wszystkie elementy, które do tej pory były w pewnym sensie tematem tabu (np. rejection fee), albo powodowały, że obie strony się zamykały, zostały tutaj poruszone otwarcie, wypracowaliśmy konkretne rekomendacje – podkreślał Andrzej Zawistowski.

Czym jest „Biała Księga”? To dokument, który ma być podsumowaniem Dialogu. W tej chwili gotowy jest jego pierwszy rozdział, zawierający zbiór uogólnionych wytycznych będących wynikiem prac wszystkich ośmiu zespołów. Kolejne rozdziały, poświęcone poszczególnym kategoriom zakupowym zostaną opublikowane w grudniu 2017 r. oraz styczniu i marcu 2018 r. Każdy z nich zawierać ma wytyczne w formie opisowej oraz narzędzia przetargowe (wzory dokumentów). Publikacja ma być dostępna na http://dobryprzetarg.com.pl/kategorie/biala-ksiega-standardy-i-dobre-praktyki-w-zakupach-marketingowych.html.

Wspomniane już spotkanie, którego celem było podpisanie „Białej Księgi” odbyło się w miniony piątek (24 listopada br.), w Studio Bank w Warszawie. W jego trakcie przedstawiciele wszystkich organizacji skupionych wokół projektu „Dobry Przetarg” (na czele z jego organizatorami, czyli SAR i PSML), w obecności ekspertów zaangażowanych w projekt, złożyli podpisy pod deklaracją przyjmującą rekomendacje zawarte w „Białej Księdze” oraz zobowiązali się do jej promocji w środowisku oraz wśród nowych członków.

Szymon Gutowski, prezes zarządu SAR przypomniał przy tej okazji, jakie korzyści obu stronom może przynieść usprawnienie procesów przetargowych. Okazuje się, że w 2016 r. rozpisano co najmniej 655 przetargów na usługi z zakresu komunikacji marketingowej (655 to liczba, jaka pojawiła się w rejestrach SAR). To oznacza, że tylko na ich przygotowanie agencje wydały ponad 130 mln zł. Ponadto aż 20 proc. tych przetargów nie zostało rozstrzygniętych. – Koszty przygotowania przetargów obciążają wszystkich uczestników rynku reklamowego, ten ciężar osłabia agencje i tak jak każdy koszt musi być uwzględniony w ostatecznym bilansie firmy, co w konsekwencji również przekłada się na ceny usług dla klientów – powiedział Gutowski. Podkreślił, że przeprowadzanie procesów przetargowych zgodnie z rekomendacjami zawartymi w „Białej Księdze Komunikacji Marketingowej” przyczyni się nie tylko do zmniejszenia tych kosztów. Pomoże również firmom wybierać lepszych partnerów, co w konsekwencji będzie miało pozytywne skutki dla marek.

Mariusz Gerałtowski, prezes zarządu PSML przywołał z kolei badania które dowodzą, że zyskowność firm nawiązujących partnerskie relacje ze swoimi dostawcami, wykorzystujących w pełni ich potencjał jest znacznie wyższa niż przedsiębiorstw, które tego nie robią. Podkreślił, że „Biała Księga” – swoisty manual przetargowy – daje jego użytkownikom narzędzia do realizacji właśnie tego typu polityki. –  Chciałbym, dziękując za udział w tym przedsięwzięciu, zaprosić do dalszej pracy, bo czeka nas jeszcze rozpowszechnienie i wdrożenie tych zasad, a także monitorowanie tego procesu celem sprawdzenia, co jeszcze należałoby zmienić – powiedział. – Kontynuujmy tę pracę w formule, którą musimy jeszcze ustalić, liczymy na Państwa zaangażowanie – podsumował.

W imieniu organizacji zaangażowanych w „Dobry Przetarg” podpisy pod deklaracją „Białej Księgi” złożyli: W imieniu organizacji zaangażowanych w „Dobry Przetarg” podpisy pod deklaracją „Białej Księgi” złożyli: Szymon Gutowski (Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR), Mariusz Gerałtowski (Polskie Stowarzyszenie Menedżerów Logistyki i Zakupów – PSML), Grzegorz Szczepański (Związek Firm Public Relations), Włodzimierz Schmidt – IAB Polska – Związek Pracodawców Branży Internetowej), Jacek Olechowski (IAA Polska – Międzynarodowe Stowarzyszenie Reklamy), Sebastian Oprządek (Klub Agencji Eventowych – KAE), Marta Dunin-Michałowska (Stowarzyszenie Branzy Eventowej – SBE) oraz Łukasz Adamowicz (Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel – SOIT).

kos