THINK MICE

W austriackim Grazu City Destinations Alliance – CityDNA zorganizowało pierwszą konferencję dedykowaną wyłącznie biurom convention. CityDNA CVB Expert Meeting zgromadziło 61 uczestników z 47 destynacji z 20 krajów.

Wydarzenie zostało zaprojektowane jako dwudniowa, praktyczna wymiana doświadczeń – z prezentacjami, case studies, moderowanymi sesjami w małych grupach oraz formatami nastawionymi na porównanie rozwiązań wdrażanych przez biura convention w różnych częściach Europy. Polskę w Austrii reprezentowali Małgorzata Kopij z Gdańsk Convention Bureau oraz Jarosław Marciuk z Poland Convention Bureau (Polska Organizacja Turystyczna).

Dzień 1

CityDNA CVB Expert Meeting otworzyły wystąpienia przedstawicieli City Destinations Alliance, miasta-gospodarza oraz Jürgena Moorsa, przewodniczącego CityDNA CVB Knowledge Group. O kierunku i dynamice zmian w sektorze spotkań mówiła Barbara Jamison-Woods, podkreślając rosnącą rolę biur convention w gospodarce i wiarygodnego, długofalowego dziedzictwa wydarzeń. – Uczestnicy pierwszego City DNA CVB Expert Meeting zyskali nie tylko teoretyczną wiedzę, ale przede wszystkim praktyczne rozwiązania, które mogą wdrożyć po adaptacjach do lokalnej specyfiki. Nasze inauguracyjne spotkanie ekspertów biur convention w Grazu jest wynikiem m.in. wieloletniej pracy w dedykowanej Knowledge Group. Wcześniej organizowaliśmy krótsze warsztaty podczas targów IMEX czy IBTM, znane jako „CVB Cafes”, ale nasi członkowie potrzebowali bardziej konkretnego i dłuższego wydarzenia, co pozwoliłoby im naprawdę zgłębić wybrane zagadnienia. Chcieli spędzić ze sobą więcej czasu, aby dzielić się doświadczeniami, wspólnie poszukując rozwiązań w określonych obszarach działalności biur convention – powiedziała Barbara Jamison-Woods, Head of Europe, Convention Bureau w London and Partners, President City Destinations Alliance CityD.

Jednym z kluczowych bloków pierwszego dnia były programy ambasadorów kongresów. Louise McQuillan (Visit Belfast) przedstawiła wnioski z badania CityDNA, wskazując, że programy te pozostają istotnym narzędziem wzmacniania wiarygodności destynacji, budowania narracji i pogłębiania zaangażowania środowisk, przy jednocześnie powtarzających się barierach takich jak zasoby, finansowanie, kryteria i utrzymanie aktywności społeczności. Zwrócono też uwagę na rosnące zainteresowanie podejściami typu „junior ambassadors”, które mają wspierać rozwój przyszłych liderów.

Część wdrożeniowa pokazała konkretny przykład z Austrii: Alexandra Einwaller (Innsbruck – Tyrol) omówiła nowo uruchomiony program Innsbrucka, oparty o model partnerstwa (Convention Bureau + Congress Messe + uczelnie).

Dużym wyróżnikiem wydarzenia były poranne sesje roundtable, w których uczestnicy w małych grupach porównywali praktyki i szukali najbardziej efektywnych rozwiązań. Wśród tematów, które najmocniej wybrzmiały znalazły się te poświęcone roli AI w pracy biur convention, legacy, sustainability oraz finansowaniu.

Popołudnie przyniosło zestaw praktycznych przykładów dotyczących współpracy i regionalnego podejścia do rozwoju destynacji MICE (Rotterdam Partners, Helsinki Partners/Helsinki Convention Bureau oraz Fáilte Ireland). Całość domknęła interaktywna sesja Lead Market: Sharing Opportunities Across Europe, w której reprezentanci convention dzielili się kwalifikowanymi leadami i porównywali podejścia do potencjalnych wydarzeń, pokazując, że współpraca i inteligentna wymiana informacji mogą wzmacniać cały europejski ekosystem spotkań.

Dzień 2

Drugi dzień rozpoczął się mocnym wnioskiem: dane przestały być „nice to have”, a stały się kompetencją strategiczną. W sesji Smart Data for Smarter Decisions wystąpili Jens Ihsen (Düsseldorf Convention Bureau) wraz z Tobiasem Tegetmeyerem i Marion Gösweiner (SeeRIO), omawiając rolę analityki (w tym benchmarków europejskich) w planowaniu zasobów, prognozowaniu, analizie lead time, komunikacji z interesariuszami oraz wzmacnianiu argumentów w rozmowach o wpływie ekonomicznym i inwestycjach. W części warsztatowej Making Sense of Meetings Data uczestnicy porównali, co już mierzą i co chcą mierzyć w kolejnym kroku. Najczęściej wskazywane priorytety dotyczyły: benchmarkingu destynacji i widoczności rynkowej, wykorzystywania danych w storytellingu i marketingu, aby „sprzedawać destynację MICE” przekonująco, poprawy spójności danych (szczególnie w obszarze hotelowym), wsparcia bidów, planowania sezonowości i uzgadniania celów z interesariuszami, w tym wskaźników zrównoważonego rozwoju (np. certyfikowane obiekty).

Finał spotkania przyniósł kolejne case studies, koncentrując się na finansowaniu, współpracy z uczelniami i wykorzystaniu lokalnych ambasadorów i ekspertów (Wiedeń, Koszyce, Maastricht).

Spotkanie zamknęła sesja Interactive Walls' Highlights & Takeaways, porządkująca najczęściej wskazywane narzędzia, porady i rozwiązania zgłoszone przez uczestników.

Polska perspektywa

W wydarzeniu uczestniczyła Małgorzata Kopij (Gdańsk Convention Bureau), zwracając uwagę na wartość wymiany doświadczeń oraz większą niż zakładano frekwencję.

– Gdańska Organizacja Turystyczna od lat jest aktywnym członkiem CityDNA Alliance. Każde wydarzenie i inicjatywa są dla nas cenne, bo pozwalają spojrzeć na działania, wyzwania i projekty biur convention z perspektywy całej Europy. Początkowo zakładano udział 40 osób w pierwszym CityDNA CVB, dlatego bardzo pozytywnie zaskoczyła nas frekwencja ponad 60 uczestników w Grazu. Już teraz nie mogę się doczekać przyszłorocznego CityDNA CVB Expert Meeting, które odbędzie się w Timișoarze w Rumunii – powiedziała Małgorzata Kopij. Drugą osobą z Polski był Jarosław Marciuk z POT PCB.

– To było moje pierwsze wydarzenie CityDNA i od razu spotkanie dedykowane pracownikom biur convention. Cenię format tego wydarzenia, bo oprócz prezentacji czy sesji pytań do ekspertów, mogliśmy poznać dobre praktyki dotyczące programów ambasadorów kongresów, analizy danych, legacy wydarzeń i komunikacji marketingowej, a także różnych modeli współpracy z partnerami akademickimi, biznesowymi i instytucjonalnymi. Szczególnie cenne były prace w grupach, dzięki którym wymienialiśmy doświadczenia i wspólnie pracowaliśmy nad konkretnymi wyzwaniami. Jednym z takich warsztatów była sesja poświęcona AI w codziennej pracy biur convention, podczas której dzieliliśmy się m.in. podejściem do roli Head of AI, projektami edukacyjnymi, najczęściej wykorzystywanymi narzędziami oraz zastosowaniem sztucznej inteligencji w analizie RFP i BIDach – powiedział  Jarosław Marciuk.

Źródło: Jarosław Marciuk, PCB POT, oprac. IK