Fot. Materiały LSW

PRAWO

przez Think MICE

Finansowanie organizacji eventu. Jak zmniejszyć udział środków własnych. Część II

W mojej serii artykułów starałem się wykazać, że warto rozważyć skorzystanie ze środków zewnętrznych przy organizacji eventu. Przybliżyłem możliwości i cele zastrzeżenia w umowie zadatku na rzecz organizatora i prawa zaliczki. Tym razem omówię, jak można rozwiązać problem niedostatecznych środków własnych organizatora lub konieczności ich ograniczenia, a co za tym idzie, ryzyka finansowego przy realizacji eventu.

Refakturowanie, zaliczka i zadatek
Zaliczka i zadatek – to środki pieniężne przekazane przez sponsora organizatorowi, którymi może on rozporządzać. Czasami ani zaliczka, ani zadatek nie są jednak akceptowane przez sponsora, gdyż mogą obciążać go ryzykiem niewłaściwego wykorzystania środków. Wówczas środki sponsora organizator może wykorzystać, obciążając go kosztami organizacji eventu w miarę ich ponoszenia. To, kolokwialnie mówiąc – refakturowanie. Jeśli idzie o obrót pieniędzy, bywa ono podobne do udzielenia zaliczki. Organizator otrzymuje od sponsora środki, których używa do organizacji eventu. Jednak co do skutków, będzie się od zaliczki znacząco różnić.

O ile zaliczka podlega zwrotowi w przypadku niewykonania umowy, to usługi i zakupy refakturowane i opłacone zwrotowi podlegać nie będą. Wynika to po części z tego, że wystawienie przez organizatora refaktury wiąże się ze sprzedażą i dostawą na rzecz sponsora usług. Raz zakupione, nie będą podlegać zwrotnej odsprzedaży. Dochodzenie takiego roszczenia, gdyby było zastrzeżone, będzie utrudnione.

Inaczej niż przy zaliczce, refakturowanie może wymagać ustalenia jedynie orientacyjnego harmonogramu, gdyż rozliczenia dokonywane będą w miarę ponoszenia wydatków przez organizatora, na bieżąco, a nie etapami lub w określonych datach, co stanowi podstawę wypłaty zaliczek. Refakturowanie może jednak wymagać wcześniejszego ustalenia grup wydatków podlegających refakturowaniu i limitów na poszczególne pozycje kosztów zatwierdzonych przez sponsora. Przy zaliczkach nie ma takiej potrzeby. Inny problem, niewystępujący przy  zaliczce, polega na tym, że nie wszystkie czynności organizatora można refakturować. Np. usług własnych oraz poszczególnych części wynagrodzenia organizatora nie można wykazać fakturami zakupowymi. Aby temu zaradzić, w dużych kontraktach stosuje się oba mechanizmy: refakturowanie kosztów oraz wypłatę zaliczek, jako części należnego wynagrodzenia.

Gdzie leży ryzyko?
Refakturowanie może mieć jeszcze jedną wadę – wystawiając refaktury, organizator ujawnia sponsorowi podział swoich przychodów na koszt nabycia towarów i usług oraz wynagrodzenie. W ten sposób umożliwia wgląd w swój biznes, co może stanowić ułatwienie dla sponsora przy negocjowaniu cen za organizację kolejnych eventów. Ponadto, może zachęcać sponsorów do rozwijania własnych kompetencji eventowych. Potrzeba sięgania po to rozwiązanie, potencjalnie ryzykowne z powyższych powodów, będzie mniejsza przy zleceniach o dużej marży. Spodziewana wysoka marża może pomóc organizatorowi pozyskać finansowanie ze źródeł innych niż sponsor.

Rozbieżne terminy płatności
Niezależnie od sytuacji, istnieje niezaprzeczalna zaleta refakturowania – możliwość negocjowania przez organizatora rozbieżnych terminów płatności faktur i refaktur na swoją korzyść. Ustalenie wcześniejszego terminu płatności refaktury (np. 15 dni) może pomóc w staraniach o późniejsze terminy zapłaty faktur (np. 30 dni) oraz pozwolić na zastrzeżenie prawa do wstrzymania dostawy towarów i wykonania usług zamówionych przez sponsora do czasu zapłaty refaktury. To rozwiązanie poprawi płynność i pomoże ograniczyć ryzyko organizatora. Może być też sprawdzianem wiarygodności finansowej nieznanego sponsora.

Faktoring
Negatywna różnica w terminach rozliczeń faktur i refaktur otwiera obszar ryzyka po stronie organizatora, który warto ograniczać. W niektórych wypadkach istnieje możliwość rozliczenia z dostawcą poprzez przeniesienie na niego (cesję) wierzytelności organizatora wynikającej z refaktury zaakceptowanej przez sponsora. Umożliwiają to umowy faktoringu. W relacjach z pojedynczymi dostawcami rozwiązanie to występuje sporadycznie, ale warto próbować je zastosować. Może ono poprawić komfort dostawcy, zwłaszcza, gdy sponsor dysponuje majątkiem i środkami pieniężnymi przewyższającymi majątek organizatora.

W kolejnym tekście omówię kwestię występowania organizatora w roli agenta sponsora eventu.

Artur Zawadowski
Radca prawny w firmie prawniczej Leśnodorski Ślusarek i Wspólnicy specjalizujący się w sprawach finansowań i zabezpieczeń, sprawach restrukturyzacji, upadłości, doradztwie transakcyjnym w sprawach handlowych oraz inwestycjach prywatnych i giełdowych.

www.lsw.com.pl 
www.lswipblog.pl