Fot. Materiały prasowe

THINK VENUE - OKIEM EKSPERTA

przez Think MICE

Dobra oferta to podstawa

Początek roku to niezła okazja, aby zweryfikować procedury, jak również oferty MICE przesyłane naszym kontrahentom. To ważne, ponieważ sam fakt, że hotel posiada możliwości organizacji wydarzeń MICE już nie wystarczy, aby pozyskać zadowalającą liczbę klientów. W dobie wielu nowych, pięknie zaprojektowanych obiektów przyciągnięcie klienta to wyzwanie dla każdego. Aby zwrócić jego uwagę i wyróżni się na tle konkurencji niezbędna jest zatem dobra oferta. Jak ją stworzyć?

Proponuję zacząć od weryfikacji aktualnie posiadanych ofert. Jak zwykle bywa, najciemniej jest „pod latarnią”. Dlatego taki szybki, wewnętrzny audyt, szczególnie na początku roku, może być wskazany. Odświeżenie treści, zdjęć, pomysłów, poprawa grafiki – to wszystko przyniesie pożądane skutki. Gdzie szukać inspiracji? Zawsze powtarzam – jak się uczyć, to od najlepszych. Inspiracją mogą być zatem najczęściej chwalone i nagradzane przez organizatorów imprez MICE obiekty w kraju. Ale nie tylko, nie zamykajmy się też na zagranicę. Oferty prezentowane przez największe światowe hotele i konferencyjne venue to również świetna inspiracja. Pamiętajmy, że topowe, globalne marki hotelowe nieustannie śledzą światowe trendy, które wykorzystują później do przygotowania swoich ofert. Z łatwością znajdziecie w nich nowości i inspiracje dla siebie. Jak trafić na takie obiekty? Wystarczy wpisać w przeglądarce Google kilka haseł, np. „Top Hotels for MICE business worldwide “ i lista przykładowych hoteli oraz rankingów powinna się wyświetlić.

Aby zweryfikować swoją ofertę nieco bardziej krytycznym okiem, zawsze można też wykorzystać zaprzyjaźnionych hotelarzy, organizatorów MICE, bądź po prostu zlecić to zadanie profesjonalnym firmom. Jakie przynosi to korzyści? Oprócz weryfikacji danej oferty pod względem wizualnym oraz jej zawartości merytorycznej, możecie dzięki temu dowiedzieć się też m.in. jak długo była ona wysyłana do kontrahentów, jaki był czas reakcji, czy z Waszego hotelu był później wykonywany jakikolwiek follow-up etc. Myślę że wielu hotelarzy bardzo by się zdziwiło, gdyby dowiedzieli się jakie oferty wysyłane są z ich obiektów, jaką jakość przedstawiają i ile pieniędzy im przez to „ucieka”. Wielokrotnie analizując oferty hoteli w naszym kraju zauważyłem, że niektóre z nich nie są nawet właściwie datowane! 

Przygotowując nową ofertę skoncentrowałbym się przede wszystkim na jej personalizacji. Odpowiedziałbym sobie na pytanie, do kogo ma być skierowana. To bardzo ważne, ponieważ to właśnie do adresata dobiera się treść. Pod tym względem tworzenie oferty hotelowej niewiele różni się od pisania listów – inaczej piszemy przecież listy do znajomych, a inaczej do partnerów biznesowych. Dlatego personalizację uznałbym za pierwszy element dobrze skonstruowanej oferty MICE. Pamiętajmy też o jej długości, aby nie zanudzić zbyt rozbudowanymi treściami. Osoby czytające naszą ofertę będą miały do wyboru nawet kilkadziesiąt konkurencyjnych, bardzo podobnych dokumentów. Dlatego oferta i jej treś powinna być tworzona z myślą o odbiorcach, którzy nie tyle ją czytają, co „skanują”.

Sedno każdej oferty to oczywiście opis hotelu i usług w nim świadczonych. Nie oznacza to jednak, że ma opierać się wyłącznie „twardych danych”. To częsty błąd sprzedawców, którzy zapominają, że opis musi być też atrakcyjny pod względem marketingowym. Oprócz najważniejszych informacji powinien zawierać następujące elementy: wyeksponowanie zalet hotelu, przybliżenie istotnych z punktu widzenia organizatorów MICE korzyści, jak również odwołanie się do emocji – wytworzenie pragnienia skorzystania z danego obiektu.

Kolejny ważny detal to oprawa wizualna oferty, która wpływa na pierwsze wrażenie i jej ocenę ze strony potencjalnych klientów. Pod tym względem jest mniej więcej tak, jak z ubiorem, tj. wiele osób zraża się do ludzi ubranych niechlujnie. Chaotyczna pod względem graficznym oferta MICE też może odstraszać. Profesjonalnie przygotowany dokument jest natomiast tym co odróżnia zawodowców od amatorów, dobrze świadczy o sprzedawcy. Jeśli układ graficzny oferty sprzyja lekturze tekstu, zwiększają się również szanse na to, że czytelnik przyswoi więcej informacji i lepiej zapamięta nasz obiekt. Dlatego warto zadbać o tę wizualną stronę. Przygotowywanie kiepskich graficznie ofert jest błędem marketingowym i wiąże się ze stratami finansowymi. 

DOSSIER:
Artur Trukawiński 

Hotelarz, doradca hotelowy, trener i szkoleniowiec, audytor hoteli, wykładowca akademicki, założyciel AT Hospitality Consulting & Management. Karierę zawodową rozpoczął pracując dla międzynarodowych kompanii żeglugowych: Cunard Line, Costa Crociere, Princess Cruises i Disney Cruise Line. Później obejmował wiele stanowisk operacyjnych i zarządczych (pełnił funkcję członka zarządu i wiceprezesa) w hotelach sieciowych tj. Accor, Starwood, InterContinental Hotels Group, Hilton, Grupa Arche. Wraz ze swoimi zespołami zdobył liczne krajowe i międzynarodowe nagrody dla zarządzanych przez siebie obiektów.