Fot. THINK MICE

Mashup Meetings

przez Think MICE

THINK MICE Mashup Meetings we Wrocławiu

Elastyczność, rezerwacje, zaliczki, preferencyjne warunki. To tylko niektóre z tematów poruszonych podczas kolejnej debaty z cyklu THINK MICE Mashup Meetings poświęconej relacjom pomiędzy agencjami eventowymi a hotelarzami. Tym razem spotkanie odbywało się we Wrocławiu.

Przypomnijmy. Na początku ubiegłego roku przedstawiciele agencji eventowych uskarżali się w rozmowach z nami na to, że pogorszyły się ich relacje z hotelarzami. Postanowiliśmy przyjrzeć się tej sprawie bliżej i sprawdzić jak jest naprawdę. Pierwsze spotkanie zatytułowane „Agencje eventowe vs. hotele – współpraca, problemy, rozwiązania” odbyło się w Warszawie. Chociaż w jego trakcie uczestnicy nie potwierdzili tezy o znaczącym pogorszeniu się wzajemnych stosunków, to wskazali całą masę bolączek utrudniających współpracę. Obie strony zgodnie podkreślały jednak chęć do rozmów i rozwiązywania pojawiających się problemów. Temat wzbudził duże zainteresowanie, dlatego podjęliśmy decyzję, aby podobne dyskusje zorganizować również w innych częściach Polski. Nasz pierwszy wybór padł na Trójmiasto, teraz przyszedł czas na Wrocław.

Z reprezentantami tamtejszego rynku spotkaliśmy się 28 lutego br. w restauracji Hard Rock Cafe Wrocław. Ze strony agencji w THINK MICE Mashup Meetings uczestniczyli przedstawiciele firm AnQa, Argentum Event, Exploring Events, Fabryka Idei, Hotel Service 24, PowerEvents i September Events. Stronę hotelową reprezentowali z kolei przedstawiciele AC Hotels by Marriott Wrocław, Art Hotel Wrocław, Hotel Monopol Wrocław, Novotel & ibis Wrocław Centrum Combo, Park Hotel Diament Wrocław, Radisson Blu Hotel Wrocław i Q Hotel Plus Wrocław. Wydarzenie objęło patronatem Convention Bureau – Wrocław, jego partnerem był Hard Rock Cafe Wrocław.

Na uwagę zasługuje fakt, że problemy zgłaszane zarówno przez hotelarzy, jak i przedstawicieli agencji eventowych podczas spotkania THINK MICE Mashup Meetings w Warszawie, dość mocno różniły się od tych trapiących rynek trójmiejski. Wrocław dołożył swoją cegiełkę do tej mozaiki. W pierwszej kolejności osoby występujące po stronie agencji uskarżały się na brak elastyczności ze strony niektórych hoteli, co do wprowadzania ewentualnych zmian w przebiegu wydarzeń, które jak pokazuje doświadczenie często mają miejsce. Bolączką okazał się także brak jednej osoby oddelegowanej do współpracy z agencją – koordynującej wszystkie działania, zdolnej podejmować szybkie decyzje, z którą byłby stały kontakt. Zwracano też uwagę na zbyt wolne przesyłanie przez hotelarzy odpowiedzi na kierowane do nich zapytania ofertowe. Przedstawiciele obiektów ripostowali, że narzucane przez niektóre agencje terminy „na wczoraj” są niemożliwe do zaakceptowania, ze względu na szereg innych działań i obowiązków podejmowanych przez hotelarzy.   
Kolejnymi problemami o których rozmawialiśmy podczas wrocławskiego spotkania były terminy potwierdzania i anulacji zakładanych przez agencje rezerwacji hotelowych oraz wysokość wpłacanych przed wydarzeniami zaliczek. To zresztą bolączki „uniwersalne” pojawiające się podczas każdej z naszych rozmów, bez względu na region, w którym jest ona prowadzona. Nie zabrakło też kilku bardziej technicznych uwag dotyczących pracy zarówno hotelarzy, jak i agencji.

  • MASHUP-MEETINGS_Wroclaw-1
  • MASHUP-MEETINGS_Wroclaw-2
  • MASHUP-MEETINGS_Wroclaw-3
  • MASHUP-MEETINGS_Wroclaw-4
  • MASHUP-MEETINGS_Wroclaw-5
  • MASHUP-MEETINGS_Wroclaw-6

Simple Image Gallery Extended



Konkluzją debaty było optymistyczne przekonanie, że większość problemów – tych miękkich, komunikacyjnych, ale i handlowych, związanych z negocjacjami cen, wysokością zaliczek czy utrzymywaniem rezerwacji, jest możliwa do rozwiązania. Warto się nad tym pochylić, gdyż z pewnością w dłuższej perspektywie przyniesie to obopólne korzyści, owocując większą liczbą zleceń. Rozmówcy stwierdzili, że kluczową rolę w integracji lokalnej branży powinno odegrać miejscowe convention bureau.

To oczywiście tylko niektóre z poruszanych we Wrocławiu zagadnień i bardzo skrócony opis odbywającej się tam dyskusji. Szczegółowa relacja ze spotkania zostanie opublikowana w marcowym wydaniu THINK MICE.

MK