Rob Davidson

przez Think MICE

Design centrum konferencyjnego

Chociaż prawdą jest, że tylko niewielka część spotkań odbywa się w centrach konferencyjnych, w wielu destynacjach na całym świecie miejsca te wydają się być najbardziej widocznymi symbolami branży MICE. Często jest tak, że to właśnie centrum konferencyjne stanowi jedną z najbardziej charakterystycznych i najciekawszych pod względem architektonicznym budowli w mieście.

Architekci uwielbiają projektować tego typu budynki, ponieważ dają im one szerokie możliwości pełnego wykorzystania ich kreatywności. Niestety, takie miejsca, które są spełnieniem marzeń architektów, mogą niekiedy okazać się również koszmarem dla planistów spotkań, jak i dla samych delegatów. Przychodzi mi do głowy mnóstwo przykładów centrów konferencyjnych, które zostały docenione przez świat architektury za innowacyjność i odwagę projektu, ale które są niepraktyczne jeśli chodzi o organizację w nich dużych spotkań. Mylący układ pomieszczeń, zbyt mała powierzchnia sal i części ogólnodostępnych, słabe oświetlenie, kiepska wentylacja, zbyt duże odległości pomiędzy kuchnią a strefami przeznaczonymi do serwowania jedzenia i wiele innych… Z pewnością każdy meeting planner jest w stanie wymienić masę problemów, z jakimi spotyka się w venues, które zostały stworzone bez konsultacji z ich przyszłymi użytkownikami. Bez próby zrozumienia ich specyficznych potrzeb.

Kilka lat temu miałem okazję współpracować z architektami, którym zlecono przygotowanie projektów przebudowy Hali Stulecia we Wrocławiu. To, nawiasem mówiąc, „od zawsze” jeden z moich ulubionych obiektów w Polsce, ze względu na jego ciekawą historię. Hala została oddana do użytku w 1913 r., wydarzenie to było jednym z elementów niemieckich uroczystości upamiętniających setną rocznicę klęski Napoleona w bitwie pod Lipskiem. Zaprojektowano ją jako miejsce wystaw i spotkań. Podczas wieców w 1930 r. do tłumów swoich nazistowskich zwolenników przemawiał tam Adolf Hitler. W mniej burzliwych czasach – w 1997 r. – papież Jan Paweł II odprawił tam mszę świętą towarzyszącą 46. Międzynarodowemu Kongresowi Eucharystycznemu. Dzisiaj Hala Stulecia wpisana jest na Listę Światowego Dziedzictwa UNESCO, znajduje się tam też centrum konferencyjne zdolne pomieścić ok. 7 tys. delegatów.

Kiedy planowano przebudowę Hali, jej ówczesna prezes Hana Cervinkova miała świadomość, że modernizacja będzie miała większy sens i okaże się bardziej praktyczna dla meeting plannerów, jeżeli architekci nawiążą współpracę z kimś związanym z branżą MICE, kto rozumie potrzeby organizatorów spotkań. Do tej roli zostałem wybrany ja. Było to dla mnie bardzo interesujące i pozytywne doświadczenie – praca z architektami, którzy uważnie słuchali moich sugestii i uwzględniali je w swoich planach projektowych. Podczas inauguracji nowego centrum kongresowego w Hali Stulecia miałem okazję przekonać się, jak wypadł efekt tej kooperacji – dużo światła naturalnego, strefy chillout, obszerna przestrzeń do rejestracji gości, logiczny układ pomieszczeń i ciągów komunikacyjnych, efektywne wykorzystanie naturalnych materiałów. Słowem wszystko czego oczekują delegaci. Udało się!

Jedną z dobrych wiadomości dla naszej branży jest fakt, że sposób projektowania centrów konferencyjnych na przestrzeni ostatnich lat bardzo się poprawił. Chodzi nie tylko o wygląd, ale właśnie o ich układ i funkcjonalność, czyli wszystkie elementy, które wpływają na doświadczenia wynikające z organizacji w takich miejscach spotkań. Dawne „betonowe skrzynie” wyglądają już niemal jak prehistoryczne, w porównaniu z niektórymi błyszczącymi stalowo-szklanymi venues, które każdego roku otwierają swoje drzwi dla biznesu.  

Rob Davidson - dyrektor zarządzający w firmie doradczo-szkoleniowej MICE Knowledge oraz analityk w Reed Travel Exhibitions

CZYTAJ WIĘCEJ