Olga Krzemińska-Zasadzka

przez Think MICE

Jak wybrać dobrą agencję eventową – 10 kroków do udanej współpracy

Dobra agencja eventowa wie, jak stworzyć program wydarzenia, który wydobędzie z ludzi to, co najlepsze. W przeciwieństwie do słabych agencji, potrafi pokierować eventem tak, by jego uczestnicy nie zanudzili się lub nie upili. Co jeszcze charakteryzuje dobrą firmę świadczącą usługi w tej branży? Umiejętność zarządzania budżetem, czasem i ludźmi w taki sposób, aby osiągnąć możliwie najlepszy dla klienta rezultat. 

Branża eventowa jest jedną z najdynamiczniej rozwijających się gałęzi gospodarki. Każdego roku na rynek wkraczają nowe agencje eventowe z coraz ciekawszymi ofertami, stronami internetowymi i coraz lepiej przygotowanym zespołem. To, jak agencja prezentuje się w internecie, to jednak nie wszystko, czego powinniśmy się o niej dowiedzieć, zanim rozpoczniemy współpracę.

Załóżmy, że Twoja firma nie przygotowywała jeszcze eventów, a dziś stanąłeś przed zadaniem zorganizowania konferencji, wyjazdu motywacyjnego czy jubileuszu – poniższe wskazówki pomogą Ci wybrać profesjonalnego partnera do współpracy.

1. Przygotuj brief 
Brief to pierwszy krok do udanej współpracy. Spisanie w jednym dokumencie wszystkich wymagań, ograniczeń, a przede wszystkim dokładne przedstawienie celu wydarzenia i informacji o uczestnikach przyśpieszy przygotowanie oferty i wpłynie na to, że propozycje, jakie otrzymamy, będą bardziej adekwatne do tego, co chcemy osiągnąć. Każda profesjonalna agencja eventowa zaczyna pracę od zapoznania się z briefem. Przygotowanie jednego dokumentu, który później roześlemy do kilku agencji, ma jeszcze jedną korzyść – wszystkie agencje otrzymają takie same wytyczne, co w efekcie ułatwi nam później porównanie otrzymanych ofert.

2. Zasięgnij języka
Jeśli masz możliwość zasięgnięcia opinii kolegów, którzy mają doświadczenie we współpracy z agencjami eventowymi, zapytaj ich o zdanie. Bezpośrednia rekomendacja to najlepsze źródło informacji. Weź jednak pod uwagę charakter wydarzenia, jakie chcesz zorganizować – niektóre mniejsze agencje mogą być świetne w przygotowywaniu warsztatów i szkoleń, ale niekoniecznie w organizowaniu wyjazdów motywacyjnych.

3. Wstępna weryfikacja agencji przez internet
Najważniejsze informacje, jakie należy sprawdzić podczas szukania agencji przez internet, to: sprawdzenie, czy strona agencji i profile w mediach społecznościowych są stale aktualizowane; dotychczasowe realizacje, czyli portfolio (czy agencja organizowała wcześniej wydarzenia o charakterze podobnym do tego, jaki planujemy);  doświadczenie zespołu; informacje, od kiedy agencja jest na rynku. 

4. Poszukaj informacji o zarządzie agencji 
Profesjonalne agencje nie boją się umieszczenia na swoich stronach internetowych informacji  o członkach zarządu. Warto sprawdzić doświadczenie osób kierujących zespołem, to, jak długo pracują w danej agencji oraz poszukać informacji na ich temat w internecie.

5. Nagrody i stowarzyszenia 
Kolejnym aspektem, jaki warto wziąć pod uwagę podczas oceny agencji, są nagrody i wyróżnienia w konkursach branżowych oraz działalność w stowarzyszeniach branżowych. Prężnie rozwijającym się agencjom zależy na uczestnictwie w takich wydarzeniach, o czym zwykle informują na swoich stronach internetowych.

6. Dowiedz się, jakie OC posiada agencja 
Ważna, aczkolwiek często pomijana informacja to kwestia ubezpieczenia OC. Kierując zapytanie do agencji, warto dokładnie się dowiedzieć, jaki jest jego zakres.  

7. Sprawdź agencję w Krajowym Rejestrze Dłużników
Kolejną ważną dla nas informacją jest płynność finansowa agencji. Dzięki sprawdzeniu firmy w Krajowym Rejestrze Długów dowiesz się, czy firma nie została wpisana na listę dłużników, czyli czy nie ma zaległości wobec podwykonawców, hoteli i innych firm. 

8. Na te aspekty zwróć uwagę podczas składania zapytania
Istotną informacją na temat możliwości agencji jest jakość komunikacji. Bardzo wiele o sposobie działania agencji powie nam już pierwszy kontakt, bo sprawna komunikacja to podstawa działania w tak dynamicznej branży. Należy zwrócić uwagę na czas oczekiwania na odpowiedź, doświadczenie osób kontaktujących się, zadawane pytania i to, czy informacje, jakie otrzymujemy, są wyczerpujące. 

9. Weryfikacja ofert
Pierwszym aspektem, na jaki powinniśmy zwrócić uwagę, oceniając otrzymane oferty, jest to, czy odpowiedzi, jakie otrzymaliśmy, są zgodne z briefem, to znaczy, czy została nam udzielona adekwatna informacja uwzględniająca wszystkie wymagania i ograniczenia zawarte w briefie. 

10. Porównaj oferty pod kątem ceny
Kwestia zarządzania budżetem to jeden z tych aspektów, w którym agencje eventowe bardzo się od siebie różnią. Sprawdź, która agencja oferuje najatrakcyjniejszy program wydarzenia w ramach przewidzianej kwoty. 

Stworzenie wydarzenia, które pozytywnie zapisze się w pamięci uczestników, to prawdziwa sztuka. Mam nadzieję, że powyższe wskazówki pomogą Ci wybrać agencję idealną, która przygotuje wydarzenie, które będzie miało prawdziwy POWER! 


Olga Krzemińska-Zasadzka – założycielka i managing director agencji Power, wiceprezes Stowarzyszenia Branży Eventowej.   

CZYTAJ WIĘCEJ