Olga Krzemińska-Zasadzka

przez Think MICE

Trudna sztuka tworzenia… kosztorysów

Kosztorys najczęściej zamieszczamy na końcu oferty. Wielu klientów jednak od niego zacznie jej przeglądanie. Nadzwyczaj często czynnikiem decydującym o wyborze jest bowiem cena. Jak powinna zostać przedstawiona, by zwiększyć szansę na to, że klient ją zaakceptuje?

Oferta powinna tak prezentować nasz pomysł na event, by go sprzedać. Jej kluczowym elementem jest atrakcyjna prezentacja, czyli taka która zainteresuje i wzbudzi pożądanie klienta. Powinna z jednej strony doskonale odpowiadać na jego potrzeby, a z drugiej zaskakiwać go naszą pomysłowością. Jednak oferta powinna być tak przedstawiona, by kosztorys jej nie zdyskwalifikował. Jeśli klient widzi ekskluzywną ofertę, atrakcyjne lokalizacje, kreatywny scenariusz, fantastyczne gwiazdy i scenografię oraz wykwintny catering to wysoka cena wyda mu się uzasadniona.

Rozumiemy, że za jakość trzeba płacić, ale nikt nie chciałby przepłacać. Dlatego ta druga część oferty, związana z kosztami, powinna być spójna z pierwszą i przedstawiona tak, by nie budzić podejrzeń, by nadal końcowa cena za to, co klient otrzyma, dawała się uzasadnić i nie budziła podejrzeń.

Sytuacja komplikuje się, gdy klienci nie określają budżetu, wówczas agencje są zdane na siebie i umiejętność wyczucia klienta czy znajomość jego branży. Obawy przed podaniem zbyt wysokiej kwoty, która na wstępie przekreśli nasze szanse, zawsze są duże. Czasem klienci nie podają budżetu, aby przekonać się, co mogą otrzymać (a nuż agencja zaproponuje niższą cenę niż oni mogą przeznaczyć), albo nie potrafią ocenić realnie, ile należy na taki event przeznaczyć. W obu tych sytuacjach, a właściwie w każdym przypadku, dobrze skonstruowany kosztorys może zadziałać na naszą korzyść. Widząc czytelną ofertę z rozbiciem wszystkich cen i wartości, klient ma poczucie, że jest traktowany poważnie, nie ukrywa się przed nim żadnych kosztów, które później wynikną. Dobrze jednak przeprowadzić otwartą rozmowę z klientem, zbadać jego potrzeby i możliwości. Nikt nie ma przecież czasu ani ochoty tworzyć ofert, które na dzień dobry trafią do kosza.

Wysokość kwoty finalnej wynika z charakteru eventu: od tego zależy wybór miejsca, cateringu, atrakcji. Klient jednak będzie zazwyczaj uważał, że koszty są zawyżone i ostateczną kwotę winduje marża agencji, dlatego warto postawić na transparentność i uczciwie podać jej wysokość. Oczywiście, negocjacje wpisane są w ten biznes i zazwyczaj podaje się kwoty z pewną rezerwą, mając świadomość, że będzie je trzeba zrobić upust.

Kosztorys, nawet wstępny, powinien prezentować jak najwięcej pozycji, o których wiemy, że będą niezbędne. Należy uwzględnić koszty lokalizacji, transportu i jego ubezpieczenia, atrakcji, wynagrodzenia managera, koszty kredytowania, a także kreacji i podwykonawców. Przy każdej pozycji należy rozpisać stawki i sposób rozliczania (godzinowy, ryczałt itd.) maksymalnie przejrzyście i szczegółowo. Nie powinien być zbyt ogólny, to znaczy nie powinniśmy upraszczać i sumować różnych, pozornie podobnych kosztów (np. elementy techniczne rozbijmy na oświetlenie, nagłośnienie, multimedia, a przy atrakcjach artystycznych pokażmy wynagrodzenie gwiazdy, dj-a, prowadzącego i ZAIKS-u, a przy wyjazdach pokazujemy koszty każdego dnia np. atrakcji, posiłków, transportu. Warto wyraźnie pokazać koszty agencji (marże kwotowo lub procentowo, koszty pracowników) i zewnętrzne, rozbić na kwoty brutto i netto, osobno pokazać prowizje i rabaty. Bardzo istotne jest przedstawienie także zasad rozliczenia, tj. konieczności zapłaty zaliczki, etapów i terminów płatności. Klient powinien od razu wiedzieć, jak przebiegał będzie cały proces produkcji i realizacji również na płaszczyźnie uiszczania należności.
Dobrze sporządzony kosztorys uzasadnia końcową kwotę dla klienta i nie musi być najsłabszym elementem naszej oferty. Wręcz przeciwnie, zachowanie rozsądnej korelacji między ceną i jakością, transparentność, czytelne i wiarygodne przedstawienie kosztów pokazuje, że jesteśmy rzetelnym i realnie oceniającym możliwości realizacji projektu partnerem.

Olga Krzemińska-Zasadzka – założycielka i managing director agencji Power.  

CZYTAJ WIĘCEJ