Olga Krzemińska-Zasadzka

przez Think MICE

Duży klient, trudny klient, czyli o współpracy z korporacjami

Ze względu na specyficzny charakter współpracy pozyskanie klienta korporacyjnego to dla agencji eventowej duża szansa, ale i duże ryzyko. Z jednej strony mamy do czynienia z ostrymi wymaganiami, coraz większą świadomością branży eventowej oraz wysoko zawieszoną przez klientów poprzeczką. Z drugiej – pojawiają się trudności w komunikacji, negocjacjach i płatnościach. Na co się przygotować, starając się o współpracę z gigantami?

Dla wielu, zwłaszcza mniejszych, agencji eventowych możliwość współpracy z dużym klientem to jak wygrana na loterii. Znana marka w portfolio pomaga zainteresować swoją ofertą kolejnych potencjalnych zleceniodawców, potwierdza znajomość branży i profesjonalizm. Wielcy gracze dysponują też zazwyczaj większym budżetem. Nie dziwne, że agencje szukają okazji do takiej współpracy, nawet jeśli wiąże się ona z wytężonym wysiłkiem i większym ryzykiem na wielu płaszczyznach.

Agencjo, domyśl się
Zacznijmy od ofertowania. Duzi klienci dużo wymagają, ale rzadko dostarczają wystarczającą ilość informacji pozwalających na przygotowanie adekwatnej oferty. Najczęściej osoba wyznaczona do kontaktu z agencją przekazuje krótką listę wymagań, oczekując, że to agencja się wykaże. Mimo że w korporacjach pracuje coraz więcej osób z doświadczeniem w branży eventowej, ich kultura organizacyjna stwarza wiele trudności we współpracy z agencją.

Czasem trudno jest wyegzekwować brief, a nawet gdy go otrzymamy, jest on niepełny lub powierzchowny, zazwyczaj brakuje informacji nawet o zakładanym budżecie. Najczęściej wynika to z braku czasu, nie da się go jednak zaoszczędzić, przygotowując niekompletny brief. Oczywiście naszym zadaniem jest przygotować propozycję atrakcyjną i zaskakującą, ale przede wszystkim realizującą cel biznesowy klienta w jego możliwościach finansowych. Dlatego niewystarczająca liczba informacji (od tych dotyczących oczekiwań co do charakteru imprezy, po informacje na temat budżetu) sprawia, że agencja musi działać nieco po omacku, zgadując, co spodoba się klientowi i na co może sobie pozwolić po względem finansowym i kreatywnym. Większość energii pożytkowana jest na zastanawianie się, co klient ma na myśli, zamiast na przygotowywanie oryginalnych, konkurencyjnych propozycji. 

Czas na casting 
Kolejnym utrudnieniem jest tendencja dużych firm do wysyłania zapytań nawet do kilkunastu firm, bez wcześniejszej selekcji. Korporacje nie wykonują wysiłku zapoznania się choćby z ofertą na stronie, zadania pytań wstępnych, zorientowania się w możliwościach agencji. Powód znów jest oczywisty – brak czasu. Wysłanie maila z prośba o ofertę zajmuje go mniej czasu i przenosi proces selekcji na etap otrzymania ofert. Niestety nikt nie myśli o tym, że przygotowanie oferty przez profesjonalną agencję nie polega na “kopiuj-wklej” z wcześniejszych ofert, ale indywidualnym dopasowaniu lokalizacji, atrakcji, rozwiązań i wykonawców. W pracy z korporacją spodziewaj się więc, że będziesz musiał poświęcić dużo czasu na etap przygotowania oferty i negocjacji, mając małe szanse, że przebijesz się przez kilkunastu konkurentów. Ale, jak napisałam na początku, gra i tak jest dla większości warta świeczki. 

A czemu tak drogo...
Gdy już przygotujemy ofertę, musimy być przygotowani na twarde negocjacje. Korporacje wbrew pozorom nie lubią wydawać dużych pieniędzy, będą więc wnikliwie analizować kosztorys. Zrozumiałe jest, że nikt nie lubi przepłacać i stara się znaleźć wykonawcę jak najlepszego i jak najtańszego, jednak często dochodzi tu do absurdów. Firmy rozkładają kosztorys na czynniki pierwsze, obawiając się, że agencja wywindowała swoją marżę. Nie zastanawiają się, jak tańsze rozwiązania mogą wpłynąć na efekt końcowy i powodzenie eventu. Czy jeśli kupujesz mercedesa, pytasz ile kosztuje fotel? No właśnie. W pracy z klientem korporacyjnym na takie pytania trzeba się przygotować.

Niestety głównym kryterium oceny staje się cena, przez co Twoja kreatywność może mieć niewielkie znaczenie. Korporacyjne działy zakupów porównują oferty głównie na poziomie liczb, jak towar, nie patrząc na pomysłowość czy nowatorskość zaproponowanej konwencji (której przecież tak oczekują na poziomie briefu). 

Pomysł tak, agencja nie
Największe ryzyko dotyczy jednak procederu, który niestety zdarza się dość często: firmy po zapoznaniu się z ofertą dziękują agencji za współpracę, a zaproponowany scenariusz realizują same lub zlecają go tańszemu wykonawcy. Trudno dochodzić tu swoich praw i udowodnić, że Twoja oferta była unikalna.

Zatory płatnicze
Jeśli udało Ci się wygrać przetarg i Twoja oferta została wybrana, czeka Cię jeszcze kilka wyzwań, ale najtrudniejszym może być… wyegzekwowanie płatności. Niedotrzymywanie terminów wyznaczonych na fakturach jest tak samo częste wśród małych, jak i dużych klientów. Dobrym rozwiązaniem jest obowiązek przedpłaty części wynagrodzenia. Jednak w przypadku korporacji zazwyczaj taka propozycja nie przechodzi, gdyż wiele z nich stosuje 45-dniowy (a niekiedy nawet 90-dniowy) okres płatności po wystawieniu faktury i po wykonaniu pracy. Pojawia się problem kredytowania eventów przez agencje. Bywa, że przygotowanie imprezy zajmuje kilka miesięcy, w tym czasie agencja musi sama ponosić koszty przygotowań lub opóźnić wypłatę wykonawcom również o kilka miesięcy. 

***

Te wszystkie trudności sprawiają, że wiele agencji rezygnuje z dużych klientów i wydarzeń, choć wiążą się one potencjalnie z większym zarobkiem. Szkoda, ponieważ klient z otwartą głową daje możliwość zrealizowania śmiałych projektów i wykazania się kreatywnością agencji. Ryzyko jest jednak zbyt duże praktycznie na każdym etapie współpracy. 

Niestety winne często są obie strony – brak zrozumienia i znajomości branży eventowej po stronie klienta oraz wiele nieuczciwych lub „pazernych” agencji, które zawyżają i ukrywają koszty. Ale może jest to związane z koniecznością samodzielnego pokrywania wydatków zanim wpłynie wynagrodzenie od klienta? Warto o tych wszystkich bolączkach i obawach mówić otwarcie, aby zmienić kulturę biznesową i zasady współpracy firm oraz agencji w Polsce. 

Olga Krzemińska-Zasadzka – założycielka i managing director agencji Power, wiceprezes Stowarzyszenia Branży Eventowej.   

CZYTAJ WIĘCEJ